Toamna se numara evenimentele. Daca analizam calendarul lunilor septembrie, octombrie si noiembrie, vom observa numeroase evenimente din diverse industrii si o mediatizare mai puternica a acestora. Ce facem daca suntem noi organizatorii unui eveniment, cum facem evenimentul cunoscut si cum ne asiguram ca sala va fi plina?
In industria de evenimente, email-ul ocupa un loc important. Cei de la Hubspot ne spun ca 76% dintre organizatorii de evenimente utilizeaza email-ul ca principala metoda de a atrage participanti.
O campanie de email marketing pentru evenimente depinde in primul rand de timpul avut la dispozitie. Cu cat incepem mai devreme, cu atat avem timp sa testam mai multe lucruri si in final sa avem o campanie interesanta. Sa nu uitam ca email-ul este un instrument de cursa lunga. Bineinteles, conteaza si resursele avute la dispozitie, bugetul, dar de obicei toata activitatea de comunicare prin email poate fi acoperita de o singura persoana, cu mici interventii din partea unui designer / programator.
Ce include o campanie de email marketing pentru evenimente?
1. Planificarea primilor pasi
Planificarea unei campanii de email marketing pentru un eveniment este elementul cheie. O planificare detaliata ar trebui sa ofere o imagine de ansamblu asupra unui obiectiv de comunicare, a unui calendar editorial sau a unei frecvente de trimitere.
Este important ca la inceput sa alegi un obiectiv si sa concentrezi activitatea catre el. Acesta ar putea fi orientat spre:
- Cresterea numarului de participanti la eveniment;
- Vanzarea unor servicii sau produse complementare evenimentului;
- Dezvoltarea unei relatii cu fosti / viitori participanti;
- Promovarea evenimentului;
- Incurajarea recomandarilor;
Tot in partea de planificare includem si stabilirea unui continut, a unui design si a unei frecvente de trimitere. Stabilirea unui plan pentru o perioada anterioara evenimentului, cat si pentru perioada post eveniment, iti va oferi un context mai relaxat in care sa poti testa o comunicare creativa.
2. Mecanisme de trimitere, creativitate si persuasiune
Sa nu uitam ca evenimentele sunt facute pentru oameni. Oamenii cauta valoare in evenimente, cauta sa isi mareasca reteaua de conexiuni si sa plece de acolo cu ceva nou invatat. O serie de email-uri in care principala actiune este o vanzare de bilete nu va ajunge pentru a face participantii curiosi. Este nevoie nu de insistente, ci mai mult de o persuasiune prin care viitorii participanti sa devina interesati de eveniment.
Unul dintre cele mai intalnite mecanisme de a promova un eveniment este evidentierea invitatilor care vor vorbi la eveniment. Oamenii vor sa intre in contact cu specialisti si influentatori. Mai mult decat oferirea unor informatii despre performantele notabile ale acestor invitati este integrarea unor resurse realizate chiar de acestia. Fie ca sunt link-uri catre articole scrise de ei sau interviuri, acestea ajuta participantii sa cunoasca mai mult invitatii cheie.
Pentru evenimentele dedicate unor comunitati specifice (turism, software, design, etc.), continutul email-urilor trimise catre potentiali participanti pana la eveniment, ar trebui sa contina resurse si materiale gratuite care sa ofere o imagine mai clara despre ce vor putea obtine la fata locului.
3. Teste. Multe teste
In testare poti cuprinde mai multe elemente: linia de subiect, frecventa de trimitere, tipul de continut (HTML sau text) sau call to action. Important este sa testezi pe rand fiecare element. Mai multe despre testarea in email am scris in acest articol.
Folosirea chestionarelor te poate ajuta sa obtii din timp informatii despre preferintele unor potentiali participanti la eveniment. Aici poti include intrebari despre sala, invitati, zile de desfasurare, etc.
4. Comunicarea inainte, in timpul si dupa eveniment
Este usor de intuit faptul ca un organizator de evenimente este necesar sa fie atent la deadline-uri. Obiectivele setate la inceput trebuie aliniate cu instrumentele de marketing disponibile (email, social media, video, website, etc.) si incadrate intr-o perioada de timp, coordonate in asa fel incat derularea comunicarii sa vizeze atat participantii, cat si cei care aleg sa nu vina.
Concentrarea pe mai multe segmente de audienta este foarte importanta, mai ales daca evenimentul este periodic. Utilizarea segmentelor intr-o aplicatie de email marketing te poate ajuta sa gestionezi usor comunicarea diferita pentru participanti vechi, potentiali participanti, abonati la newsletter sau parteneri ai evenimentului.
In campania ce preceda evenimentul poti include noutati despre lista invitatilor, locatie, editii anterioare, tarife reduse pentru perioade limitate, coduri de discount, etc. In timpul evenimentului poti surprinde abonatii cu o comunicare in timp real ce contine imagini sau video direct de la locatia evenimentului, live-blogging, capturi de mesaje din social media, etc. Dupa campanie poti trimite un infografic cu statistici (numar participanti, numar cafele baute, etc.), arhiva cu prezentarile invitatilor, imagini si video sau testimoniale.
Follow-up-ul de la un eveniment se poate intinde pe o durata foarte mare, chiar pana la urmatoarea editie. Astfel, abonatii vor fi tinuti la curent cu ce se intampla in culisele noului eveniment si va inspira seriozitate.
Planificarea detaliata si setarea unor obiective de comunicare vor putea aduce valoare unei campanii de email marketing pentru evenimente. Amanarea pe ultima suta de metri nu va sugera decat niste gesturi de disperare care vor fi orientate spre o vanzare, de aceea evenimentele se sustin cel mai bine printr-o comunicare constanta, prin oferirea unei valori adaugate si consolidarea unei comunitati.
Email-ul te poate ajuta sa fii mai aproape de succesul evenimentului tau. Cum folosesti email-ul pentru organizarea evenimentului tau?
